O gerenciamento de workflow necessita de um conjunto de ferramentas para administrar, monitorar, controlar as aplicações clientes do workflow, as aplicações invocadas, ferramentas de processos dentre outras, e passa por várias transformações buscando melhorar processos de seu próprio gerenciamento.
As ferramentas utilizadas para gerenciamento de workflows apresentam algumas deficiências, como por exemplo, podem não descrever processos de exceções, apresentar interações pouco flexíveis e não terem escalabilidade.
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